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Das ist DMS
Während man in der Vergangenheit zwischen der Verwaltung von Dokumenten, die der Bearbeitung unterliegen, und der elektronischen Archivierung, also der Langzeitablage von Dokumenten, die keiner Bearbeitung mehr unterliegen, differenziert hat, stellt sich ein heute ein anderes Bild dar.
Die Einführung eines DMS erfolgt in Teilbereichen. Der große Paukenschlag ist nicht Erfolg versprechend. Zunächst plant man zwar groß, um keine Insellösungen zu schaffen, dann realisiert man zunächst in klar definierten Abschnitten Lösungen für die verschiedenen Unternehmensbereiche. Oft kann bereits beim ersten Projektabschnitt ein großer wirtschaftlicher Nutzen für ein Unternehmen erzielt werden: dem elektronischen Management der Ausgangsbelege. Auch die Anwenderakzeptanz ist sehr hoch, da der einfache unternehmensweite Zugriff auf diese Dokumente sofort verstanden und angenommen wird. Die Dokumente kommen zum Arbeitsplatz.
Wenn der erste Schritt geleistet ist, die Erfassung der Ausgangsbelege, werden weitere Teilprojekte in die Gesamtarchitektur eingegliedert. Bis sich das DMS organisch als das führende System für Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -haltung in die Systemlandschaft des Unternehmens integriert.
Nutzen stiften, von der Ersterfassung der Dokumente bis zur Verbuchung. Das ist der Zweck von DMS.
Copyright: 2019 by Reinhard Coenen